Що робити у разі, коли відомості про особу, що містяться в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, відмінні від тих, що зазначені в її паспорті? Наприклад, відповідно до паспорта прізвище особи українською мовою зазначено «Іваніщенко», а в Реєстрі воно зазначено як «Іванищенко».

Відповідно до абзацу другого  пункту 4.5 розділу IV Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 №1269/5 (із змінами) у разі, якщо відомості актових записів цивільного стану складені недержавною мовою, у даних Реєстру обов'язково зазначається мова, якою складено паперовий носій цих записів.

До відомостей у Реєстрі таких актових записів (непаперові носії) посадовою особою відділу державної реєстрації актів цивільного стану може бути внесено зміни на підставі заяви фізичної особи, яка має право на отримання повторного свідоцтва, витягу з Реєстру та при пред'явленні паспорта з урахуванням його даних, викладених українською мовою. У цьому разі до Реєстру вносяться дані щодо посадової особи (прізвище, ім'я, по батькові, посада, найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану), якою внесено зміни, а також підстава таких змін та дата їх унесення.

Якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, зміни, передбачені абзацом другим цього пункту, вносяться до Реєстру відділами державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України. У разі якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, такі зміни вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

Таким чином, якщо при зверненні особи за повторним свідоцтвом або витягом з Реєстру буде встановлено розбіжності у написанні в паспорті її прізвища, власного імені, по батькові з тими, що зазначені в ДРАЦСГ,  вони можуть бути усунені шляхом внесення відповідних змін на підставі її паспорта тільки у разі, якщо актовий запис складено недержавною (російською або іншою) мовою.

Якщо такі розбіжності убачаються в актовому записі, складеному українською мовою, вони можуть буть усунені відповідно до Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 N 96/5 (зі змінами).